Все ли вы знаете о проблемах автоматизации управленческого учета?

Любой руководитель, а тем более учредитель хочет видеть результаты деятельности предприятия в целом, а также в разрезе различных отделов, филиалов или различных направлений деятельности.

В настоящее время многие предприятия используют тем или иным образом программы автоматизирующие управленческий учет и формирование управленческой отчетности.

Эти программы можно условно разделить на 5 групп, которые одновременно являются и своего рода этапами автоматизации:
1. Электронные таблицы (Excel, Lotus и т.д.).
2. Программы бухгалтерского учета с возможностью ведения в них управленческого учета.
3. Программы написанные собственными силами (макросы в Excel, SQL Server и т.д.).
4. Профильные программы для управленческого учета.
5. ERP-системы, в рамках которых используется блок по ведению управленческого учета.

Очень часто финансовый директор или даже руководитель предприятия стоит перед выбором в какой программе вести управленческий учет. Рассмотрим основные этапы автоматизации управленческого учета через которые проходит практически любое предприятие.

Как правило, предприятие начинает вести учет и формировать различные виды отчетов в Excel. Этот выбор обусловлен широким распространением данной программы, достаточно большим набором инструментов и функций для построения отчетов. Excel на первом этапе деятельности предприятия удобен по многим параметрам: не устоявшийся формат отчетности, постоянные изменения связанные с развитием предприятия, недостаточно квалифицированный персонал не позволяют предприятию «замахнуться» на комплексную систему управленческого учета, ограничиваясь лишь выборочными отчетами подчас не связанными в единую систему учета. С ростом предприятия появляется необходимость в более сложной системе учета, в которой участвует большое количество людей. Полуавтоматизированная система, построенная с применением электронных таблиц Excel уже не удовлетворяет требованиям предприятия, так как она становится неповоротливой в связи с резко возросшим количеством финансовых операций, и не позволяет оперативно получать необходимые отчеты.

После появлении возрастающего количества операций многие предприятия пытаются совместить данные бухгалтерского учета с управленческим. В этом случае преследуется основная цель – разгрузить финансовых менеджеров и возложить часть работы по формированию финансовой отчетности на бухгалтеров. Однако это обычно сопряжено с появлением дополнительных проблем по обслуживанию и поддержанию системы в рабочем состоянии. В первую очередь, трудность заключается в совмещении данных бухгалтерского и управленческого учета. В угоду упрощения ввода данных, предприятие теряет на качестве получаемой информации: данные бухгалтерского учета не позволяют обеспечивать предприятие корректными данными управленческого учета. Встает вопрос об альтернативных способах автоматизации управленческого учета.

Следующие этапы развития автоматизации управленческого учета на предприятии (3-ий и 4-ый по счету) автоматизация управленческого учета собственными силами и внедрение на предприятии специализированной системы управленческого учета. Иногда, минуя 2-ой этап, предприятие переходит сразу к 3-му и 4-му. Это достаточно разумное решение, если учесть тот факт, что совмещение автоматизации бухгалтерского и управленческого учета только на 10-15% может дать положительный эффект. При создании программного продукта автоматизации управленческого учета собственными силами (3-этап), чаще всего представители финансового отдела или отдела управленческого учета участвуют в написании рабочего задания на создание программного обеспечения. Далее АСУ занимается разработкой данной программы, а внедрение происходит совместными силами. Успех такой автоматизации в первую очередь зависит от квалификации специалистов АСУ и финансовых менеджеров. Если предприятие представляет собой средний бизнес, то этого оказывается вполне достаточно, чтобы полностью удовлетворить потребности руководителей отделов и учредителей в получение управленческой отчетности. Более того, специалисты АСУ при необходимости вполне могут изменить структуру системы, в связи с изменениями в самом предприятии или в направлениях его деятельности.

Альтернативой третьему этапу является приобретение специализированного программного продукта по управленческому учету. Они бывают двух видов: универсальные и «неуниверсальные». Универсальные, а именно подходящие к любым типам мы не будем рассматривать, так как они не могут удовлетворять одновременно различным предприятиям, с различной организационной и финансовой структурой, с разной учетной политикой и т.д.

Специализированные программы, создаваемые под конкретное предприятие для ведения управленческого учета наиболее предпочтительны для предприятия. Напомним, что здесь речь идет о тех программных продуктах, которые не являются универсальными, т.е. на базе одной платформы разрабатывается уникальная модель под конкретное предприятие (аналогично происходит внедрение ERP-систем).

Внедрение ERP-системы достаточно продолжительная и дорогостоящая операция, которая при удачном внедрение позволяет автоматизировать не только ведение управленческого учета, но и автоматизацию процесса управления закупками, запасами, делопроизводством и т.д. Однако руководителей предприятий останавливает слишком высокая цена программного продукта, услуг по внедрению и слишком высокая вероятность неудачного внедрения.

Итак, встает вопрос: должно ли предприятие пройти все эти этапы или можно выбрать один из имеющихся способов автоматизации и на нем остановится?

Подведем итоги.

Все рассмотренные варианты автоматизации управленческого учета, конечно же, имеют право на существование, однако основная причина возникающих проблему при ведении управленческого учета, это то, что любое предприятие в период своего существования подвержено различным изменениям в организационной, финансовой структуре, изменениям в направлениях деятельности, сбыта и т.д. Соответственно, меняется и структура системы управленческого учета. Однако нельзя однозначно определить в какой программе легче будет произвести текущие изменения, не нарушив при этом логики расчетов. С другой стороны, в большинстве случаев намного проще и самое главное дешевле вносить изменения в программы созданные собственными силами или специализированные «неуниверсальные» программы по управленческому учету. Так как в программах созданных своими силами для пользователей понятна логика расчетов, а что касается специализированных «неуниверсальных» программ по управленческому учету, в них, как правило, заложена возможность внесения серьезных изменений структуры системы.

Вот что необходимо знать потенциальному заказчику, собирающегося автоматизировать на своем предприятии управленческий учет.

Электронные таблицы Excel.

Плюсы:

Не требует затрат на приобретение ПО (входит в пакет программ Microsoft Office), нет необходимости в обучении персонала работе на данном ПО, широкие возможности форматирования отчетов, построения любых графиков.

Минусы:

Большая вероятность появления в расчетах ошибок, непроизвольного удаления данных. «Полуавтоматизированный» режим работы. Для получения консолидированной отчетности требуется достаточно много времени для сведения данных. Заложенная архитектура в файлах Excel не позволяет получать отчеты за любой период времени.

Программы бухгалтерского учета совмещающие в себе функции по ведению управленческого учета.

Плюсы:

При удачной настройке позволяет сэкономить достаточно много времени на ввод операций, так как данные внесенные бухгалтером попадают и в управленческую отчетность.

Минусы:

Несовместимость бухгалтерских данных с данными управленческой отчетности. Сложность во внедрении данной системы и техническом сопровождении. Большие затраты ресурсов при необходимости изменении структуры программы.

Собственные разработки.

Плюсы:

При достаточно высокой квалификации специалистов АСУ и финансовых менеджеров велика вероятность получения программы автоматизации управленческого учета отвечающая всем необходимым требованиям. Возможность безболезненного изменения структуры системы.

Минусы:

Необходимо время для разработки данного программного продукта. Необходимость постоянного поддержания и настройки программного продукта. Велика вероятность появления ошибок в создаваемой программе.

Специализированные программы управленческого учета.

Плюсы:

Невысокая цена, внедрение программы за короткий промежуток времени, отвечающей всем необходимым требованиям.

Минусы:

Необходимость привлечения сторонних специалистов для существенного изменения структуры системы.

ERP-системы.

Плюсы:

Широкие возможности автоматизации всех процессов предприятия.

Минусы:

Дороговизна системы, долгий срок внедрения, большие сложности в изменении внедренной архитектуре системы.